REGULAMIN UCZESTNICTWA W WYPRAWACH TRAVELOMONA
(wersja obowiązująca od lipca 2025 r.)
§1. Informacje ogólne
Travelomona to marka prowadząca legalną działalność gospodarczą (PKD: 79.90.Z oraz 74.90.Z), działająca jako doradca podróżniczy, pośrednik w rezerwacjach i twórca grupowych wyjazdów lifestylowych.
Travelomona nie jest organizatorem turystyki w rozumieniu ustawy o imprezach turystycznych — nie sprzedaje pakietów, nie pobiera środków za bilety lub zakwaterowanie.
Travelomona nie dokonuje rezerwacji ani zakupu usług w imieniu Uczestników — rezerwacje lotów, hoteli, atrakcji odbywają się samodzielnie przez Uczestników, zgodnie z otrzymanymi rekomendacjami i linkami.
Travelomona wystawia fakturę wyłącznie za usługę projektowania doświadczenia podróżniczego, opiekę liderki / pilota oraz wsparcie logistyczno-emocjonalne — zgodnie z modelem doradczo-pośredniczącym.
Uczestnik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem, ofertą wyprawy i wszelkimi dokumentami przed dokonaniem rezerwacji.
W przypadku braku możliwości realizacji części świadczeń z powodów niezależnych od Travelomony (np. pogoda, strajki, niedostępność lokalna), podejmowane są starania o świadczenia zastępcze, o ile nie generują nadmiernych kosztów.
Zmiany nieznaczne (np. kolejność odwiedzanych miejsc, zmiana przewoźnika lokalnego) nie wymagają zgody Uczestnika, jeśli nie wpływają na jakość usługi. Zmiany istotne wymagają akceptacji, zgodnie z zapisami §11.
Travelomona zapewnia wsparcie w sytuacjach nagłych, w tym kontakt z lokalnymi służbami, opieką medyczną, konsulatem lub dostawcami usług.
§2. Świadczenia w ramach usług Travelomony
Zakres świadczenia Travelomony obejmuje: a) projektowanie koncepcji wyprawy: trasa, klimat, energia b) rekomendacje hoteli, połączeń lotniczych i usług lokalnych c) negocjacje cenowe z dostawcami (np. hotele, transfery, atrakcje) d) opiekę pilota / liderki grupy e) całodobowe wsparcie podczas wyprawy f) prowadzenie grupy: komunikacja, rytuały, ceremonie, integracja g) elementy stylistyczne: stylizacje, muzyka, storytelling
Travelomona nie odpowiada za wykonanie usług stron trzecich (np. linie lotnicze, hotel).
§3. Ubezpieczenie i formalności
Każdy uczestnik musi wykupić ubezpieczenie KL + NNW we własnym zakresie lub skorzystać z rekomendowanego wariantu.
Travelomona może pośredniczyć w jego zakupie, ale nie występuje jako podmiot ubezpieczający.
Uczestnik odpowiada za dokumenty podróży, wizę, testy medyczne (np. COVID).
§4. Zawarcie umowy
Informacje publikowane przez Travelomonę stanowią zaproszenie do zawarcia umowy o udział w wyprawie podróżniczej, zgodnie z modelem doradczo-pośredniczącym.
Uczestnik zgłasza chęć udziału poprzez formularz online lub zgłoszenie e-mailowe.
Umowa zostaje zawarta z chwilą: a) akceptacji warunków regulaminu, b) dokonania płatności, c) otrzymania potwierdzenia udziału.
Dokumentacja przekazywana jest drogą elektroniczną (PDF, e-mail).
Klikając „Rezerwuj” lub wysyłając zgłoszenie, Uczestnik oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem, ofertą i akceptuje model usługi.
.
§5. Warunki płatności
Uczestnik zobowiązany jest do wpłaty zaliczki w wysokości 30% ceny usługi Travelomony w ciągu 3 dni roboczych od momentu zgłoszenia udziału.
Pozostała kwota (70%) musi zostać opłacona najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem wyprawy. Terminy płatności są widoczne w Panelu Uczestnika.
W przypadku rezerwacji dokonanej później niż 30 dni przed rozpoczęciem wyprawy — wymagana jest pełna płatność w momencie rezerwacji, dostępnymi kanałami online.
Możliwe formy płatności:
szybki przelew internetowy
przelew tradycyjny (do 5 dni roboczych na zaksięgowanie)
BLIK, karta płatnicza, opcja „Płacę później”
Brak terminowej wpłaty skutkuje anulacją rezerwacji bez rekompensaty, zgodnie z zasadami rezygnacji.
Termin płatności uznaje się za dotrzymany, gdy środki zostaną zaksięgowane na koncie Travelomony lub wskazanego partnera rozliczeniowego.
Uczestnik wyraża zgodę na otrzymywanie dokumentów księgowych (potwierdzeń, faktur) drogą elektroniczną.
§6. Cena usługi i zmiany
Cena podawana jest w złotych polskich (PLN) i dotyczy wyłącznie usługi projektowania wyprawy, opieki liderki/pilota, wsparcia i koordynacji grupy.
Ceny przelotów, noclegów i świadczeń dodatkowych (np. rejsy, atrakcje, wycieczki fakultatywne, bilety wstępu, opłaty klimatyczne) są wskazywane w rekomendacjach i rezerwowane samodzielnie przez Uczestników — nie są częścią oferty Travelomony, chyba że wskazano inaczej.
Koszty dodatkowych świadczeń określone w euro (€) mogą być regulowane gotówką na miejscu u dostawców, bez konieczności przewalutowania przez Travelomonę.
Cena usługi Travelomony może ulec zmianie (do 20 dni przed wyprawą), w przypadku:
zmian kosztów operacyjnych, np. transportu pilota, zmian legislacyjnych, podatków
istotnych wahań kursów walut, wpływających na koszt obsługi międzynarodowej
W przypadku podwyżki o więcej niż 8%, Uczestnik ma prawo do:
odstąpienia od umowy bez kosztów
przyjęcia alternatywnej propozycji
zaakceptowania zmiany
Uczestnikowi przysługuje prawo do obniżki ceny w przypadku zmniejszenia ww. kosztów, z uwzględnieniem kosztów administracyjnych Travelomony.
W razie istotnego obniżenia jakości świadczeń ze strony Travelomony (np. opóźnienia, zmiana prowadzącego), możliwe jest żądanie proporcjonalnej redukcji ceny.
Zwrot należnych środków odbywa się w terminie do 14 dni roboczych od rozwiązania umowy.
Obniżki promocyjne (np. last minute) nie stanowią podstawy do żądania zwrotu różnicy przez Uczestników zapisanych wcześniej.
§7. Obowiązki uczestnika wyprawy
Uczestnik zobowiązany jest do stosowania się do zaleceń lidera grupy/pilota, przestrzegania harmonogramu, punktualnego stawiennictwa oraz zasad bezpieczeństwa (np. zapinanie pasów, zasady lokalne).
Transfery krajowe i lokalne mogą odbywać się dowolnym środkiem transportu (np. bus, autokar, łódź, pociąg II klasy) — zależnie od dostępności i programu.
Uczestnik ma obowiązek posiadania ważnych dokumentów podróży (paszport / dowód osobisty — min. 6 miesięcy ważności od daty powrotu) oraz spełniania wymogów wizowych i sanitarnych.
Uczestnik nieposiadający obywatelstwa polskiego samodzielnie odpowiada za weryfikację warunków wjazdu do kraju docelowego i tranzytowego.
Niezastosowanie się do zasad współżycia grupowego, poleceń lidera lub przewodnika może skutkować wykluczeniem z wyprawy bez prawa do zwrotu kosztów.
Uczestnik ponosi odpowiedzialność za:
szkody wyrządzone osobom trzecim
przestrzeganie regulaminów hotelowych i lokalnych
uiszczenie opłat dodatkowych (np. klimatyczne, minibar, depozyty)
§8. Rozwiązanie umowy o udział
Uczestnik może w każdej chwili przed rozpoczęciem wyprawy rozwiązać umowę — rezygnacja musi mieć formę pisemną (np. e-mail).
W przypadku rezygnacji, Travelomona ma prawo do potrącenia kosztów rzeczywiście poniesionych, w maksymalnej wysokości:
Termin rezygnacji
Potrącenie (%)
>31 dni przed wyprawą- 30%
30–22 dni- 40%
21–15 dni- 50%
14–8 dni- 70%
≤7 dni przed wyjazdem- 95%
Brak stawiennictwa / rezygnacja w dniu-100%
Rezygnacja jednego z kilku uczestników może skutkować nową kalkulacją ceny wyjazdu dla pozostałych osób (np. podział kosztów transferu lub zakwaterowania).
Travelomona zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy z winy Uczestnika w przypadku naruszenia zasad współżycia grupowego, poważnego naruszenia Regulaminu lub “Polityki Zero Tolerancji” (np. zachowania zagrażające bezpieczeństwu, porządkowi lub reputacji wyprawy).
Zwrot należnych środków (zgodnie z powyższymi zasadami) odbywa się w terminie do 14 dni roboczych od rozwiązania umowy.
§9. Minimalna liczba uczestników i odwołanie wyprawy
Minimalna liczba zgłoszonych osób niezbędna do realizacji wyprawy wynosi 10 osób, o ile oferta nie stanowi inaczej.
Travelomona zobowiązuje się poinformować Uczestników pisemnie (e-mail) o odwołaniu wyprawy z powodu niewystarczającej liczby zgłoszeń, nie później niż:
20 dni przed datą rozpoczęcia wyprawy trwającej ponad 6 dni
7 dni przed rozpoczęciem wyprawy trwającej 2–6 dni
48 godzin przed rozpoczęciem wyprawy krótszej niż 2 dni
W przypadku odwołania wyprawy z przyczyn niezależnych od Uczestnika, Travelomona dokonuje pełnego zwrotu wpłat w terminie do 14 dni roboczych — bez obowiązku wypłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia.
§10. Przeniesienie praw i obowiązków
Uczestnik ma prawo do przekazania swoich praw i obowiązków wynikających z umowy osobie spełniającej warunki udziału w wyprawie (dalej: Uczestnik zastępczy).
Zmiana musi zostać zgłoszona najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem wyprawy — najlepiej na trwałym nośniku (e-mail z potwierdzeniem lub podpisany dokument).
Travelomona może naliczyć rzeczywiste koszty związane ze zmianą uczestnika, w szczególności:
bilety imienne lub rezerwacje niedające się zmienić
różnice w cenach, zniżkach, kosztach systemowych
czas obsługi i związane z tym opłaty administracyjne
W przypadku wypraw z rejsowym przelotem, zmiana uczestnika może wymagać zgody linii lotniczej oraz uiszczenia opłat za zmianę danych — zgodnie z regulaminem przewoźnika.
Za niewniesione opłaty związane z cesją odpowiadają solidarnie: dotychczasowy Uczestnik oraz osoba przejmująca miejsce.
§11. Reklamacje
Reklamacje dotyczące usług świadczonych bezpośrednio przez Travelomonę (np. prowadzenie grupy, komunikacja, opieka energetyczna, projekt trasy) można składać w formie pisemnej lub mailowej na adres: info@travelomona.com, najpóźniej do 30 dni od zakończenia wyprawy.
Reklamacja powinna zawierać:
imię i nazwisko Uczestnika,
datę i nazwę wyprawy,
opis zgłaszanego uchybienia,
oczekiwane rozwiązanie (np. wyjaśnienie, rekompensata),
ewentualne załączniki (np. zdjęcia, screeny, potwierdzenia).
Reklamacje dotyczące usług zewnętrznych (np. loty, hotele, transfery) należy kierować bezpośrednio do dostawców, z którymi Uczestnik zawarł umowę — Travelomona nie ponosi odpowiedzialności za ich wykonanie.
Travelomona zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji w terminie 30 dni roboczych od jej otrzymania. Brak odpowiedzi w tym terminie oznacza uznanie reklamacji za przyjętą.
W przypadku reklamacji uznanej za zasadną, Travelomona może zaproponować:
częściowy zwrot kosztów usługi,
voucher na przyszłą wyprawę,
inne formy rekompensaty, uzgodnione indywidualnie.
Reklamacje składane w trakcie trwania wyprawy należy zgłaszać bezpośrednio liderce grupy lub przez dedykowany kanał kontaktowy — umożliwia to szybsze rozwiązanie sytuacji.
Reklamacje nie mogą dotyczyć:
subiektywnych odczuć estetycznych,
decyzji grupowych (np. zmiana kolejności atrakcji),
sytuacji losowych niezależnych od Travelomony (np. pogoda, opóźnienia lotów, decyzje służb granicznych).
§12. Newsletter i dane osobowe
Podając dane w formularzu rezerwacyjnym , Uczestnik wyraża zgodę na dodanie adresu e-mail do bazy komunikacyjnej Travelomona, w celu przesyłania wiadomości organizacyjnych, inspiracyjnych oraz newslettera.
Uczestnik ma prawo w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji — poprzez kliknięcie linku „Wypisz się” w wiadomości e-mail, kontakt telefoniczny lub e-mailowy.
Travelomona przetwarza dane osobowe Uczestników zgodnie z:
Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
Dane osobowe nie są przekazywane podmiotom trzecim, z wyjątkiem:
Niezbędnych sytuacji technicznych (np. obsługa płatności, system rezerwacji), z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i poufności
Wymogów prawnych (np. fakturowanie, dokumentacja dla organów skarbowych)
Uczestnik ma prawo do:
wglądu w swoje dane
ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
wniesienia sprzeciwu oraz żądania przeniesienia danych
skontaktowania się z Travelomoną w sprawie polityki prywatności: info@travelomona.com
§13. Rozwiązywanie sporów i postępowania pozasądowe
W przypadku powstania sporu pomiędzy Uczestnikiem a Travelomoną, Strony zobowiązują się do podjęcia próby jego rozwiązania w sposób polubowny, z poszanowaniem zasad komunikacji i dobrej wiary.
Uczestnik ma prawo skorzystać z pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich, zgodnie z ustawą z dnia 23 września 2016 r. o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich (Dz.U. 2016 poz. 1823).
Podmiotem właściwym do prowadzenia postępowania pozasądowego w sprawach związanych z usługami Travelomony jest Wojewódzki Inspektor Inspekcji Handlowej właściwy dla miejsca prowadzenia działalności , dostępny pod adresem: www.uokik.gov.pl oraz www.polubowne.uokik.gov.pl.
Uczestnik może również skorzystać z platformy ODR (Online Dispute Resolution), dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr — umożliwiającej zgłoszenie sporu online z przedsiębiorcą zarejestrowanym w UE.
Travelomona nie uczestniczy obecnie w formalnych procedurach ODR, ale deklaruje gotowość do polubownego rozwiązywania sporów w duchu marki — z troską, klasą i otwartością.
W przypadku braku porozumienia, spór może zostać skierowany do sądu właściwego miejscowo dla siedziby Travelomony.
